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退席・不在の場合

退席・不在時の電話応対方法について、以下の例をご参考ください。

電話対応者 「ありがとうございます。ＣＣ商事、□□でございます。」
お客様　 「ＤＤ会社の△△と申します。お世話になっております。」
電話対応者 「ＤＤ会社の△△様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」
お客様 「○○部長をお願いします。」
電話対応者 「○○でございますね。申し訳ございませんが、○○はあいにく外出しております。（○○はただいま席を外しております。）15時頃に帰社予定でございますが、戻りましたらお電話を差し上げるようにいたしましょうか。（よろしければ、私が代わりにご用件をお伺いいたしましょうか。）」
お客様 「そうですね。ではお願いします。」
電話対応者 「かしこまりました。恐れ入りますが、念のためご連絡先のお電話番号をお教え願えますでしょうか」
お客様 「06−××××−××××です。」
電話対応者 「ありがとうございます。06−××××−××××、ＤＤ会社の△△様にお電話を差し上げるよう申し伝えます。」
お客様 「はい、お願いします。
電話対応者 「私□□が承りました。失礼いたします。」

退席・不在時の電話対応のポイント

  • お詫びの言葉を述べる
  • 帰社予定を伝える
  • 意向を伺う（自分で分かる用件なら伺う）
  • 連絡先を聞く
  • 内容を復唱する
  • 責任の所在を明らかにするために名乗る

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