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伝言(伝言メモ）を受ける場合

伝言を受けるときは

  • 的確に（5W2H、伝言メモ）
  • 間違いなく（復唱）
  • 責任を持って（名乗り）

対応をするようにしましょう。

そして、以下の要領で伝言メモを準備し、洩れなく伝言ができるようにしましょう。

伝言メモの記入

受信日時、名指し人名、受信者、お客様名、要件（お見えになりました・電話がありました・電話をしてくださいとのこと・また電話をしますとのこと・来てくださいとのこと・その他の伝言）をしっかりと記載する。

確実に伝える

伝言はメモを作成して終わりではありません。名指し人に伝えるまでが仕事です。
机の上にメモを置くだけではなく、名指し人が着席した際に「△△会社の○○様からお電話がありました。メモを置いていますので確認お願いします」と一声かけるようにしましょう。

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